E-Mail richtig schreiben, ist das wirklich notwendig?
Ja, wenn Sie geschäftlich E-Mails versenden, sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass eine stimmige E-Mail an einen Kunden
oder Geschäftspartner das Image Ihres Unternehmens erheblich steigern kann. Das Zitat von Mark Twain trifft durchaus auch bei diesem
Thema zu:
"Schreiben ist leicht. Man muss nur die falschen Wörter weglassen."
Mark Twain (1835 - 1910), amerikanischer Schriftsteller
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mail gründlich durchzulesen und folgende Grundregeln beachten, kann die E-Mail helfen, einen guten
Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen zu hinterlassen.
So gehen Sie vor:
Bei Bewerbungen beispielsweise sollten Sie vor Allem darauf achten, dass Sie eine "alltagstaugliche" E-Mail Adresse verwenden.
Sicher ist eine E-Mail Adresse wie z. B. "rasender-Hirsch" für einige Plattformen durchaus angebracht, für eine Bewerbung bei einem
potenziellen Arbeitgeber oder Kunden eher ungünstig. Viele Unternehmen lassen von Profilern diese "Juxadresse" beurteilen und
einordnen. Damit ist die Gefahr sehr groß, dass Sie durch das Raster fallen, obwohl Ihre Qualifikationen sicher genau richtig für diese
Aufgabe gewesen wären.
Suchen Sie nach einem geeigneten Betreff, der den Inhalt Ihrer E-Mail treffend und kurz zusammenfasst.
Trotz dem lockeren und umgangssprachlichen Ton, der im Internet vorherrscht, sollten Sie gewisse Formen wahren und nicht auf
eine Anrede und Ihre eigenen Kontaktdaten verzichten, denn eine E-Mail ist ersetzt heute oftmals die Korrespondenz in Papierform.
Bei der Korrespondenz in Papierform wahren Sie doch auch die gängigen Formen oder?
Wenn Sie auf eine E-Mail Bezug nehmen, stellen Sie Ihre eigene Antwort voran.
Beim ersten Kontakt sollten Ihre Mails keine Anhänge, Smilies oder ähnliche Symbole enthalten.
Bei E-Mails mit streng vertraulichem Inhalt sollten Sie vor dem Versenden über eine zusätzliche Verschlüsselung Ihrer E-Mail
nachdenken.
Am Ende einer E-Mail sollte immer die Rechtschreibprüfung stehen, die Sie beispielsweise in Outlook ganz leicht aktivieren können.
Viel Erfolg beim Schreiben Ihrer nächsten E-Mail!
Haben Sie Ihre Termine und Aufgaben im Griff? Nutzen Sie die Aufgabenleiste in Outlook? 2007/2003
Sie ist ein gutes Werkzeug um seine täglichen Aufgaben auf einen Blick zu sehen. Viele von Ihnen arbeiten sicher schon mit Outlook,
und nutzen Outlook nur zum Empfangen von E-Mails. Sie kennen aber leider nicht die Vielfältigkeit und Vorteile dieses
E-Mail-Programms.
E-Mail entwickelt sich immer mehr zu einem wichtigen Bestandteil der Arbeitsumgebung von heute. Einige müssen jeden Tag
Dutzende von E-Mails beantworten, weshalb die Werkzeuge zur Verwaltung des E-Mail-Aufkommens ständig weiter verbessert
werden. Wir nennen Ihnen hier nur einige Vorteile, die Sie bei der Nutzung der Aufgabenleiste haben:
Bessere Tagesplanung mit der Aufgabenleiste
Outlook 2007 führt die neue Aufgabenleiste ein, die sich an der rechten Seite des Outlook-Hauptfensters befindet. Mit der Aufgabenleiste
erhalten Sie einen konsolidierten Überblick über Ihren Kalender, anstehende Termine, Aufgaben und gekennzeichnete Mails, sodass Sie
Prioritäten leicht erkennen (und entsprechend reagieren) können.
Anstatt sich durch einen Wust von Zetteln, Notizen, Terminkalendern und den Outlook-Posteingang durcharbeiten zu müssen, haben Sie
jetzt in der Aufgabenleiste alles auf einen Blick.
Schnelle Ergebnisse mit der Sofortsuche auch in überfüllten Posteingängen
Es dauert nicht lange, bis sich Ihr Posteingang derart mit E-Mails füllt, dass es zunehmend schwerer wird, alte Nachrichten zu finden, die Sie
noch einmal lesen wollen. Mit der Sofortsuchfunktion in Outlook 2007 lassen sich gesuchte E-Mail-Nachrichten, Aufgaben und Termine innerhalb
der Benutzeroberfläche von Office Outlook 2007 schnell lokalisieren. Die Sofortsuche in Outlook sucht dabei auch nach Suchbegriffen in Ihren
E-Mail-Anlagen.
Sofortige Vorschau auf Anlagen (2007)
Das Öffnen von E-Mail-Anlagen ist häufig recht mühsam, und es war bisher nicht möglich, schon einmal vorab einen kurzen Blick auf den angehängten
Inhalt zu werfen. Um beispielsweise ein angehängtes Word-Dokument anzuzeigen, muss Ihr Computer Office Word öffnen und die Datei laden.
Mit der Anlagenvorschau können Anlagen ganz einfach per Mausklick direkt im Lesebereich von Outlook 2007 angezeigt werden.
Gemeinsame Nutzung des Kalenders durch unternehmensinterne und -externe Anwender
Outlook 2007 bietet neue und einfache Methoden für eine gemeinsame Benutzung Ihrer Kalenderinformationen zum Planen von Besprechungen
mit unternehmensexternen Teilnehmern. Eine dieser Methoden wird als Kalendersnapshots bezeichnet. Sie können eine HTML-Darstellung Ihres
Outlook-Kalenders erstellen und speichern, die Sie dann per E-Mail an einen Lieferanten oder ein externes Teammitglied schicken können.
Mit einer neuen systemeigenen Unterstützung für Internetkalender können Sie außerdem innerhalb von Outlook 2007 einen neuen Internet-
kalender erstellen und ihn zur Ansicht durch andere auf Microsoft Office Online veröffentlichen. Und schließlich gibt es den Kalenderdruck-
Assistenten, ein Add-On, dass Ihnen eine benutzerfreundlichen Methode zum Ausdrucken und Anpassen Ihrer Outlook-Kalenderinformationen
bietet.
Zeitmanagement
Das leidige Thema "Zeit" verfolgt uns Tag für Tag im Beruf!Zeitmanagement bedeutet Prioritätenmanagement.
Nur wie findet man heraus, welche Aufgabe Vorrang hat?
Durch "Richtige Prioritäten" werden Sie erfolgreich
Prioritäten setzen heisst: unter Anderem Geld und Zeit für bestimmte Aufgaben einzusetzen. Danach kann man sich um die "unwichtigeren"
Dinge kümmern. Um erfolgreich zu sein muss man die richtigen Prioritäten setzen. Also die Prioritäten, die Sie Ihren Zielen näher bringen.
Das "Eisenhower-Prinzip" bedeutet Effektive Prioritäten festzulegen.
Häufig scheinen alle anstehenden Aufgaben gleich wichtig zu sein. Im hektischen Arbeitsalltag behalten Sie aber nur den Überblick, wenn Sie
zwischen wichtigen dringenden und nur wichtigen Aufgaben unterscheiden. Diese Methode wurde vom US-amerikanischen Präsidenten Dwight
D. Eisenhower angewandt und nach ihm benannt. Wenn Sie diese Methode anwenden, werden Sie schnell merken, dass Sie Ihre tägliche Arbeit
wesentlich effektiver und stressfreier erledigen.
Dringend sind alle Aufgaben, bei denen ein Schlusstermin eine Rolle spielt und die Ihrer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen. Klar, dass damit
oft Zeitdruck, Probleme und Stress verbunden sind.
Gutes Prioritäten-Management wird in 4 Kategorien eingeteilt:
Ihre Aktivitäten ordnen Sie dafür nach dem Eisenhower-Prinzip ein (A,B,C,D- Aufgaben):
"A-Aufgaben" sind wichtig und dringlich und müssen stets zuerst erledigt werden. Danachkommen die
"B-Aufgaben": Diese sind auch wichtig, haben aber keinen festen Termin. Schieben Sie diese Aufgabentrotzdem nicht allzu lange vor sich her. Sonst können diese Aufgaben doch dringlich werden und verwandeln sichin A-Aufgaben, die unter hohem Zeitdruck erledigt werden müssen.
"C-Aufgaben" sind zwar dringlich, doch relativ unwichtig. Sie verschlingen den größten Teil Ihrer Zeit, bringen Sie aber nicht wesentlich weiter (Posteingang, E-Mails). In diesen Aufgaben sindZeitreserven versteckt, daher sollten Sie sie möglichst verringern oder anderenübertragen.
"D-Aufgaben" sind weder wichtig noch dringend. Ideal für den "Papierkorb". D- Aufgaben können vernachlässigt werden, weil sich einiges davon selbst erledigt , es muss nur lange genug liegen bleiben. "Einfach ausssitzen"
Nutzen Sie die Prioritäten als Erfolgsregel
Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie lernen, Dringende Aufgaben von wirklich Wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Unter Zeitdruck können
Sie nicht mehr agieren sondern nur noch reagieren, bei den für Sie wichtigen Aufgaben können Sie agieren, d. h., Sie entscheiden, wann und wie diese
Aufgaben erledigt werden. Das macht Ihnen mehr Spaß und wirkt motivierend auf Sie, um an Ihren Zielen dranzubleiben.
Daher machen Sie sich die Erfolgsregel "Wichtig kommt vor Dringlich"zu eigen.
DIN 5008:
Seit Februar 2005 ist eine Neuauflage der DIN 5008 in Kraft treten. Folgende Änderungen sind zu beachten:
"Professor" wird abgekürzt
Seit Februar 2005 wird dieser Titel Prof. abgekürzt vor den Namen gesetzt, egal ob es sich um einen akademischen Grad oder eine Amtsbezeichnung handelt.
Beispiel:
Herrn
Prof. Dr. Klaus Mustermann
Keine Leerzeilen mehr im Adressfeld
Die zwischen Zusatzvermerk und Anschrift sowie Straße und Ort gesetzten Leerzeilen fallen in der Neuauflage weg.
Beispiel:
Infopost
Firma Backoffice- Dortmund Schreibservice & Office Management
Wittbräuckerstraße 438
44267 Dortmund
***
Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung nach der neuen DIN 5008
Gliederung von Telefonnummern
Wann immer es um die Frage der formalen Gestaltung von Texten geht - von der Schreibung von Postleitzahlen über die Angabe des Datums bis zur Gestaltung
eines Briefes: DIN 5008 gibt vor, was richtig ist.
Nun wurde diese Regel neu aufgelegt und vieles ist nicht mehr so, wie es einmal war. Eine wichtige Änderung möchten wir Ihnen jetzt vorstellen:
die Gliederung der Telefonnummern.
Vor der DIN- Änderung waren Telefonnummern grundsätzlich in Zweierblöcken von rechts ausgehend zu gliedern, die Vorwahl stand in Klammern: (0 231) 47 58 524. Nach der neuen DIN 5008 entfällt nun die Gliederung in Zweierblöcken und auch die Klammern bei der Vorwahl gibt es nicht mehr.
Zwischen Vorwahl und Rufnummer wird nur noch ein Leerzeichen gesetzt: 0231 4758524 Bei Servicerufnummern wird die Nummer des Anbieters (z.B. 0190) von der Ziffer für die Gebührenzählung mit einer Leertaste getrennt. Damit lässt sich
schneller erkennen, wie teuer das Gespräch ist: 0180 5 06033737105
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Unbedingt auf diesen Satz verzichten : Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung!!!
Egal ob es sich um Ihr Bewerbungsschreiben, Schreiben Ihres Chefs an Firmen etc. oder auch ein einfacher Brief an Freunde oder Bekannte handelt.
Nichts ist schlimmer als die o. g. Formulierung, die auch immer zweideutig zu sehen ist:
"Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung."
Jederzeit: Doch nicht zu jeder Tages- oder Nachtzeit? Stattdessen könnten Sie aber schreiben:
Bei Fragen, rufen Sie uns an. Wir sind Ihnen gern behilflich
oder
Sie haben noch Fragen? Zögern Sie bitte nicht uns anzurufen: 0231 4758524
oder
Bei offenen Fragen oder sonstigen Hilfestellungen unsererseits, zögern Sie nicht, uns anzurufen: 0231 4758524
oder
Sie erreichen uns montags bis freitags von 8:00 - 17:00 Uhr
oder
Fragen oder Wünsche? Sie erreichen uns per Telefon, Fax oder E-Mail (Bei dieser Variante sollten alle Nummern etc. im Informationsblock angegeben sein.)
oder
Zur Abstimmung eines Termins rufen Sie uns bitte unter: 0231 4758524 an
oder
Unter der Rufnummer 0231 4758524 können Sie uns zur Vereinbarung eines Vorstellungstermins erreichen
Bei den genannten Formulierungen handelt es sich nur um Beispiele. Ihrer Ausdruckskreativität sind da keine Grenzen gesetzt, Sie sollten bei der Formulierung genau überlegen, was Sie Ihrem Korrespondenzpartner
mitteilen möchten.
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Guter Stil bei E-Mails oder eMail's
Man sollte bestimmte Regeln beachten, auch bei einem "unkomplizierten" Vorgang wie dem Mailen. 40 % der Befragten einer Studie stört es, wenn eine E-Mail
keine formelle Verabschiedung enthält. Die sogenannte "Signatur" sollte alle Kommunikationsangaben des Absenders enthalten:
Wer auf E-Mails erst nach Tagen beantwortet oder gar nicht beachtet, missachtet die Gesetze des schnellen Mediums. Auch wenn die Zeit mal knapp ist oder
noch keine Auskunft gegeben werden kann, sollte der Absender eine kurze Empfangsbestätigung mit dem Hinweis auf eine zügige, ausführliche Antwort erhalten.
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Stören Sie auch immer die vielen Ordner in Ihrem Büro? Von vielen Inhalten dieser Ordner könnte man sich eventuell trennen! Das Zauberwort heißt: Aufbewahrungsfristen!
Die10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nun für folgende Unterlagen:
Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Lagebericht, Handelsbriefe (empfangen oder/und abgesandte),Aufzeichnungen, etc.
Ihr Steuerberater gibt Ihnen bzgl. der Aufbewahrungsfristen eine fachgerechte Auskunft. Was bedeutet das jetzt genau? Im Jahr 2009 können alle Unterlagen vernichtet werden, die die letzte Eintragung aus dem Jahr 1998 tragen.
Das leidige Thema "Zeit" verfolgt uns Tag für Tag im Beruf!
Kopierte Seiteninhalte vom Backoffice Dortmund Schreibservice & Office Management werden aufgespürt und geahndet!